Что такое RoadMap и как её использовать

Roadmap, или дорожная карта проекта – это графический обзор любых ваших целей и задач, отображенных на временной шкале. Его цель - визуализировать для вас путь проекта от точки А к финальной точке Б, с учетом времени, за которое вам нужно достичь той или иной цели, и без учета мелочей, которые могут отвлекать вас. 

Сегодня инструмент Roadmap активно используется в проджект-менеджменте и бизнес-анализе многими специалистами из IT-сферы, чтоб повысить эффективность работы, вдохновить работника и позволить ему все время держать в фокусе свои главные цели.  

Roadmap дает визуальное представление плана действий и таймлайн для достижения конкретных целей. Дорожная карта также используется для отслеживания прогресса, упорядочивания проектов и управления ресурсами. Кроме временных рамок эта карта может включать ключевые пункты развития вашего проекта, необходимые ресурсы и потенциальные риски.

Она помогает организациям и командам видеть более широкую картину их действий и планировать путь к цели. Рассмотрим как это работает.

Зачем нужна дорожная карта 

Roadmap проекта может быть полезной и применяться для таких целей:

1. Определение главных задач и приоритетов. 

Карта позволяет вам установить цели и оценить их значимость, чтобы упорядочить очередность выполнения задач и расставить их в соответствии с их важностью.

2. Визуализация плана действий. 

Roadmap представляет информацию в виде понятной визуальной диаграммы, которая помогает понять, как проект продвигается к цели, на каком вы сейчас этапе.

3. Коммуникация с командой и заинтересованными сторонами. 

Благодаря дорожной карте проекта вы сможете общаться “на одной волне” о планах и целях с вашей командой, а также с заинтересованными сторонами и клиентами.

4. Отслеживание прогресса 

Дорожная карта позволяет отслеживать прогресс вашего проекта и изменять его вектор и движение в случае необходимости.

5. Управление рисками

Roadmap позволяет реально оценить риски и управлять ими, если вы увидите, что риски могут помешать достижению целей проекта. Карта помогает выявлять проблемы и спланировать как устранить их, чтоб вовремя предотвратить провал проекта.

RoadMap и План. В чем между ними разница? 

Roadmap и План проекта являются связанными, но между ними есть ряд различий:

1. Содержание. План проекта включает подробные инструкции для успешного выполнения задач, в то время как Roadmap – более высокоуровневый инструмент, он обрисовывает общую картину проекта и его глобальные цели.

2. Фокус внимания. План проекта сосредоточен на процессе выполнения проекта, в то время как Roadmap – на его результатах и целях.

3. Область применения: План проекта применяется для управления деталями выполнения проекта, а Roadmap используется для управления общей картиной проекта и для коммуникации автора проекта с командой исполнителей и с заинтересованными сторонами.

При этом дорожная карта и план проекта имеют и ряд общих черт:

1. Оба инструмента используются для планирования и управления проектом.

2. Оба содержат информацию о целях, задачах, ресурсах и сроках выполнения.

3. Оба помогают выявлять проблемы и риски на ранней стадии, чтобы можно было принимать меры для их решения.

4. И план и дорожная карта поддерживают связь между командой и участниками проекта.

В целом, и Roadmap и план проекта – важные инструменты планирования, которые помогут вам успешно выполнять проекты и достигать целей. Использование их вместе может принести еще больше выгод, так как позволяет получить и высокоуровневый обзор в виде дорожной карты и детальное планирование каждого отдельного этапа пути. Главное четко понимать предназначение каждого этих инструментов, чтоб использовать их в работе.

Как строится дорожная карта проекта?

Поскольку Roadmap – в первую очередь визуальный инструмент представления данных, то при ее составлении вам понадобится строить графики. Удобный внешний вид и понятность – главные критерии для такого проектирования.

Для визуализации дорожной карты проекта могут использоваться разные виды диаграмм, рассмотрим самые популярные:

1. Диаграмма Gantt (Ганта) – это графическое представление сроков выполнения задач и их взаимосвязей.

2. Диаграмма PERT или Дерево решений – это представление связей между задачами и возможными сценариями развития событий.

3. Диаграмма Иерархии процессов – это визуализация задач в виде иерархической структуры.

Использование диаграмм помогает визуально представить информацию о проекте, а также улучшить понимание взаимосвязей между задачами проекта. Расскажем о каждой из диаграмм подробнее.

Диаграмма Ганта

 

Она выглядит как горизонтальная диаграмма. На ней задачи представлены в виде горизонтальных диапазонов времени, расположенных по вертикали относительно дат.

Диаграмма Ганта помогает понять, какие задачи зависят друг от друга и какой порядок их выполнения необходим, чтобы проект был успешно завершен в срок. Она также позволяет визуально отслеживать прогресс выполнения проекта и вносить изменения по ходу, в случае необходимости.

Диаграмма PERT

 

 

PERT (Program Evaluation and Review Technique) - это метод визуализации задач и их взаимосвязей. Такая диаграмма представляет собой графы, где каждая задача представлена в виде узла, а зависимости между задачами обозначаются ребрами. Она помогает оценить время, необходимое для выполнения каждой задачи, а также определить критический путь проекта, т.е. минимальный период времени, необходимый для завершения всех ваших задач.

PERT полезен для больших и сложных проектов, так как позволяет визуально представить сложные взаимосвязи между задачами и лучше понять, как их выполнение влияет на общие сроки проекта.

Диаграмма иерархии процессов

 

 

Диаграмма иерархии процессов (Hierarchy Process Diagram, HPD) - это визуальный инструмент, показывающий соотношение между процессами внутри компании или проекта. Она представляет собой древовидную структуру, в которой верхний уровень – это общие процессы, а нижестоящие уровни показывают более детальную информацию о каждом конкретном процессе. Диаграмма иерархии процессов помогает владельцам проектов и бизнес-процессов лучше понять и организовать свою деятельность. 

Именно поэтому она часто используется при составлении дорожных карт, ведь подобная структура позволяет идти от общих моментов к частностям.

Зачем используют Roadmap в проектах

Roadmap дает ряд важных преимуществ в работе над проектами:

1. Обеспечивает четкую видимость и последовательность действий и задач, позволяя участникам проекта понимать, как их работа связана с общими целями проекта.

2. Улучшает коммуникацию и сотрудничество между участниками проекта, помогает устранять недоразумения и улучшать взаимодействие.

3. Улучшает контроль над проектом, помогает отслеживать прогресс и следить за временем исполнения задач.

4. Повышает мотивацию участников, они видят, как их работа влияет на успех проекта в целом.

5. Дает более прогнозируемое и детальное управление рисками, помогает предугадать и предотвратить возможные проблемы в реализации проекта.

Поскольку Roadmap – это графическое представление плана развития проекта в долгосрочной перспективе, она помогает синхронизировать работу команды, выявлять проблемы и риски и отслеживать успехи. Также дорожная карта может служить эффективным инструментом для коммуникации с заинтересованными сторонами, такими как заказчики, инвесторы и партнеры.

Roadmap также позволяет улучшить планирование проекта, учитывая доступные ресурсы и временные ограничения. Она может помочь сформулировать цели и задачи проекта, распределить ответственность между участниками команды и установить приоритеты.

Если резюмировать всё вышесказанное – использование дорожной карты улучшает эффективность управления проектом и сильно ускоряет его реализацию.

Где используют дорожные карты

Дорожные карты широко используются в самых различных отраслях. Приведем некоторые сферы, где Roadmap встречаются чаще всего при составлении долгосрочного планирования:

 

• Разработка программного обеспечения

Дорожная карта может использоваться для планирования цикла разработки и выпуска программного продукта, включая функциональные возможности и возможности, которые будут включены в каждый выпуск.

 

• Разработка продукта

Дорожная карта продукта может использоваться для планирования и расписывания разработки и запуска нового продукта, включая ключевые вехи, целевые рынки и стратегии выхода на рынок.

 

• Маркетинг

Дорожная карта маркетинга используется для планирования и отслеживания маркетинговых инициатив и кампаний в течение времени, включая распределение бюджетов, медиапланирование и оценку эффективности.

 

• Операционное бизнес-планирование

Дорожная карта операционного плана используется не только для планирования, но и для отслеживания операционных задач, процессов и целей, включая ресурсы, распределение обязанностей и сроки в отдаленной перспективе.

Эти базовые примеры использования показывают, что Roadmap создается для планирования и управления самым широким спектром деятельностей и проектов. 

Приведем пару практических примеров использования roadmap:

1. Вывод нового IT продукта на рынок - компания может использовать дорожную карту, чтобы планировать и отслеживать релизы функций продукта на протяжении времени.

2. Модернизация продукта - дорожная карта служит для четкого отслеживания обновлений и улучшений уже существующего продукта и того, каким образом эти обновления сказываются на рыночных настроениях относительно продукта.

3. Решение бизнес-задач – здесь Roadmap позволяет планировать этапы решения конкретных бизнес-задач и поддерживать обратную связь их успешного внедрения.

4. Развитие компании в целом -  дорожная карта позволяет следить за этапами развития бизнеса, такими как: выход на новые рынки, запуск новых продуктов и улучшение уже существующих.

Как видно из примеров выше, Roadmap'ы часто используются в различных отраслях и проектах, включая разработку ПО, маркетинговые кампании, проекты по улучшению бизнес-процессов. Roadmap поможет команде понять, что необходимо делать следующим и как нужно работать, чтобы добиться цели. 

 

Из каких элементов состоит roadmap

Дорожная карта включает в себя ряд элементов, которые в совокупности выполняют работу по развитию проекта. Этот набор ключевых позиций позволяет оценить текущее состояние проекта, планировать будущее развитие и управлять рисками. Вот базовые элементы любой дорожной карты:

1. Цели и задачи проекта: определение ясных и достижимых целей и задач проекта, которые должны быть реализованы в течение определенного временного периода.

2. Временные рамки: определение начала и конца проекта, а также временных рамок для выполнения отдельных этапов и задач.

3. Ресурсы: определение необходимых финансовых, людских и технических ресурсов, необходимых для успешного выполнения проекта.

4. Ключевые события: определение ключевых моментов, которые могут повлиять на успешность проекта и набор необходимых мер, чтобы управлять рисками.

5. Команда проекта: определение участников проекта, включая роли и ответственности каждого участника.

6. Индикаторы прогресса на каждом этапе, которые показывают успешность или неуспешность задуманных целей на каждом этапе.

7. Возможные альтернативные сценарии как элементы оценки рисков, которые необходимо будет учитывать в развитии проекта.

Кроме этого, дорожная карта может содержать дополнительные элементы, такие как: бюджет, планы маркетинга и продвижения, а также этапы оценки успешности. Важно, чтобы Roadmap был гибким и мог быть обновлен в зависимости от изменений в проекте. Это позволяет оставаться в курсе и адаптироваться к изменениям, когда это необходимо.

Какие бывают типы дорожных карт

Теперь следует сказать об видах roadmaps, выполняющих разные по функционалу задачи:

1. Технологический - фокусируется на развитии технологий и планирует их внедрение в бизнес-процессы.

2. Продуктовый - представляет план развития продукта, включая функциональность, разработку, время выпуска и другие аспекты.

3. Бизнес-roadmap - помогает компании достигать бизнес-целей путем планирования инвестиций, ресурсов и других факторов.

4. Инновационный - помогает компании управлять инновациями, определять приоритеты и распределять ресурсы.

5. Дорожная карта стратегии - представляет видение и цели организации в долгосрочной перспективе.

Эти базовые виды дают понимание, о функциональности карт и широких возможностях их использования в данном виде планирования.

 

Как правильно создать дорожную карту?

Для эффективного создания дорожной карты следуйте следующим шагам:

1. Определите цели и целевую аудиторию. Дорожная карта должна быть создана с учетом не только цели, но и того, кому она предназначена.

2. Создайте список задач и временные рамки их выполнения.

3. Расставьте приоритеты, определите задачи, которые должны выполняться в первую очередь и, отдельно те, которые можно отложить.

4. Определите ключевые метрики. Для оценки успеха проекта необходимо определить ключевые метрики и показатели успешности.

5. Определите критические пути. Необходимо определить, какие этапы и задачи являются критическими для успешного завершения проекта.

6. Разработайте хронологию. Необходимо разработать хронологию и график выполнения проекта, исходя из критических путей и ключевых метрик.

7. Сохраните гибкость. Дорожная карта должна быть гибкой и позволять вносить изменения, если это необходимо.

8. Составьте команду проекта и установите ответственные лица.

9. Оцените затраты на ресурсы, такие как время, люди и деньги.

10. Создайте визуальный план проекта, используя диаграммы, такие как Gantt Chart или PERT.

11. Обновляйте дорожную карту по мере продвижения проекта и вносите изменения в случае необходимости.

Важно, чтобы через карту “красной линией” проходили четкие цели проекта и все задачи, которые необходимо выполнить для достижения результата. Нужно установить приоритеты и сроки для каждой задачи и отслеживать их выполнение, периодически адаптируя дорожную карту в случае изменений. Это позволит держать проект на плаву и улучшит возможность его успешного завершения.

Также важно, чтобы дорожная карта была понятной, доступной и достаточно детальной для оценки прогресса и управления рисками.

На что еще обратить внимание при создании Roadmap

Кроме базовых пунктов, есть ряд моментов, которые всегда необходимо учитывать при планировании. Ведь упустив один из них, потом будет сложно сделать карту более концептуальной.

1. Сбор данных

Сбор информации о ресурсах, возможностях и ограничениях, чтобы понять, что может быть сделано. Включает в себя аналитическую и статистическую информацию, которая накоплена ранее.

2. Определение векторов развития

Определение основных направлений развития, которые помогут вам достичь цели.

3. Разработка концепции

Разработка концепции для каждого вектора, который поможет вам достичь целей.

4. Оценка возможностей

Оценка возможностей и рисков для каждой концепции, чтобы понять, какой вектор развития является наиболее приемлемым.

5. Коммуникация и выполнение

Работа с командой, участниками и заинтересованными сторонами, а также отслеживание и выполнение ими плана.

Обратите внимание, что в зависимости от индустрии и целей дорожной карты, шаги могут меняться, но они должны покрывать все ключевые аспекты ее создания.

Инструменты создания Roadmap

Существует множество инструментов для создания Roadmap. Например:

1. Microsoft Excel или Google Sheets;

2. Специализированные программы для управления проектами, такие как Trello, Asana или Jira;

3. Инструменты визуализации, такие как GanttProject, Visio или Lucidchart;

4. Специализированные платформы для создания roadmap, такие как Aha!, ProductPlan или ProdPad;

5. Настраиваемые шаблоны, доступные в Интернете.

Выбор инструмента зависит от целей и требований к дорожной карте, а также от ресурсов и возможностей компании.

Roadmap созданный в программе Jira

На практике чаще всего используются те инструменты, где можно создать дорожную карту параллельно с использованием другого функционала выбранной программы для управления проектами. 

В добрый путь с дорожной картой!

Roadmap (дорожная карта) – очень важный инструмент для планирования задач организации. Она позволяет увидеть полную картину развития проекта, визуализировать связь между элементами и улучшить координацию деятельности. При создании roadmap важно продумать ее структуру, учесть все важные элементы и инструменты, а также постоянно обновлять и адаптировать ее в соответствии с изменениями в вашем бизнесе. В заключение, roadmap является необходимым инструментом для успешного управления проектами и реализации целей.

Чаще всего с дорожной картой в сфере IT приходится сталкиваться project manager’ам и бизнес-аналитикам. При помощи этого универсального инструмента они планируют и отслеживают разработку IT-продуктов, которые вы можете освоить на наших курсах.