Нельзя работать с информацией вслепую. В хаосе маркетолог не увидит, что реклама в Instagram не приносит клиентов. Менеджер не замечает, что по три часа тратит на сортировку папок. А руководитель строительной компании может не разобраться: сколько материалов заказывать, сколько используют бригады и как бухгалтер рассчитал месячную зарплату.
Есть отчёты, но этого мало. Чтобы превращать тонны текстового материала в простые и понятные схемы, придумали дашборды. В статье расскажем: что такое дашборд, где и кто их применяет. Познакомимся с примерами и программами, где собирают и анализируют дашборды.
Что такое дашборд
Допустим, человек работает аналитиком отдела маркетинга в строительной компании. Задача сотрудника — следить, куда и насколько эффективно уходят деньги на рекламу.
У компании есть несколько источников рекламы: Инстаграм, Фейсбук, сайт и переговоры менеджеров с клиентами. Их все нужно отслеживать. Находить хорошие, а плохие отсеивать.
Иногда руководитель просит маркетолога презентовать работу: например, стоимость рекламы в Инстаграм, сколько клиентов привели менеджеры, а какие источники едят деньги без результата. У руководства нет времени, поэтому отчёт нужно показать в главных цифрах. А объяснить простыми и понятными словами.
Ещё лучше — если руководство, коллеги или инвесторы могли в любой момент зайти и посмотреть актуальную ситуацию с маркетингом строительной компании. Нажал кнопку — весь отчёт перед вами.
У аналитика есть два варианта: представить отчёт и показать дашборд.
Отчёт — сотни и тысячи страниц текста. У маркетолога нет времени разбираться в источниках аналитики — ему важны цифры, результаты. У руководителя нет времени слушать маркетолога. Ему важно: работает маркетинг или нет. Всем нужен ответ на вопрос «Какие цифры у какого источника рекламы — хорошо это или плохо».
Вместе с отчётом маркетолог готовит дашборд. Ситуация меняется: маркетолог видит цифры. Руководитель — результаты работы. Становится понятно, что на Инстаграм потратили 3000 долларов, а получили клиента на 1000 долларов. А основная прибыль строится на переговорах менеджеров.
Пока это просто картинки: графики, иллюстрации, диаграммы. Можно сделать так, чтобы данные по Инстаграму обновлялись постоянно без вмешательства человека. Например, пришёл первый клиент — график изменился. Потратили ещё 5000 долларов — диаграмма поменяла цвет. Картинка получается динамической. Это уже дашборд.
Дашборд —это информационная панель с демонстрацией каких-либо данных. Например, рекламного бюджета социальной сети, прибыли строительной компании или анализа заболеваемости в конкретной стране. В дашборде может быть не один график, а несколько.
Пример дашборда — мировая ситуация коронавирусной инфекции. Дашборд динамический — информация о заболеваниях обновляется ежедневно. А чтобы узнать ситуацию в конкретной стране, нужно кликнуть на место в карте.
Информация обновляется автоматически в режиме реального времени и в любой момент остаётся актуальной. Этим дашборд отличается от простой картинки.
Цифровые показатели представлены в виде графиков и диаграмм. На картинки можно кликать. Клик по одному из них фильтрует все данные на экране и выводит только то, что относится к выбранному значению.
Дашборд это прослойка двух систем — компьютерной программы и специалиста.
Компьютерная программа автоматически собирает и обрабатывает данные. А специалист смотрит на панель, находит важную для себя информацию. И на её основе принимает решение.
Зачем нужны дашборды
Они пригодятся везде, где нужно лаконично представить основные цифры или результаты: в маркетинге, строительстве, медицине, наборе персонала. Дэшборд работает с любыми цифрами, которые меняются.
Пример дизайна дашборда для финансового отчёта: есть баланс, доходы и расходы. По графикам можно смотреть изменения в деньгах. Например, стало больше или меньше.
Главная задача дашборда — перенести сложные отчёты, метрики и показатели в простые картинки. Проблема в том, что над информацией работает куча аналитиков. А другие люди — клиенты, потребители или коллеги, не могут читать информацию из тонны отчётов. Дашборд — связующее звено: аналитик просто рассказывает о главном. А большинству аудитории всё понятно.
Пример дашборда для маркетинга. Вместо отчёта — большие цифры и основные показатели. Например, конверсии, просмотры страницы, сколько секунд читали страницу. Изменения отражаются на графиках.
Тексты плохо читают и воспринимают. За 30-60 минут свободного времени руководителя, читателя или инвестора невозможно переложить объём знаний и текстовый материал аналитика. Взаимный компромисс – это дашборд, визуализация данных. Это вроде приборной панели на автомобиле.
А вот простейший пример дашборда — от системы Google Analytics. Он анализирует цифры по сайтам
На примере дашборд создаёт специальная программа. Она собирает данные, например, о количестве читателей на сайте, время чтения страницы, страну читателя, поисковые запросы. Результаты выводит на графики и диаграммы. Их проанализирует владелец сайта или маркетолог.
Дашборды не просто визуализируют основные показатели. С ними можно следить за изменениями во времени. Например, сколько читателей было вчера, неделю назад или месяц — и как число изменилось. Это основное преимущество дашбордов в сравнении с другими инструментами визуализации.
Основные задачи дашбордов:
-
Упростить чтение данных. Перевести отчёт в понятные картинки с цифрами.
-
Отсеять лишнее, сосредоточить внимание на нужном. Если в таблице 20 показателей, а нам нужно 5 — аналитик подключит к дашборду 5.
-
Объяснить сложное простыми словами. Например, показать руководителю изменения в рекламе — бюджет, клиенты, эффективность Инстаграма и Фейсбука.
-
Быстро найти цифру или график. На хорошем дашборде хватит 1-2 кликов, чтобы попасть на выручку или количество читателей. В отчёте или таблице на поиск нужного уйдёт 10 минут и больше.
-
Автоматически обновлять информацию. В бумажном отчёте этого сделать нельзя. А в таблицах обновляется один показатель. На дашборде все цифры изменяются разом, часто без вмешательства рук аналитика. Подключил раз — работает постоянно.
Для кого дашборд — это повседневный рабочий инструмент
Дэшборды использует две категории специалистов. Первые — это создатели дашбордов. Например, аналитики, маркетологи или кадровые специалисты. Им важно правильно донести информацию. А также самому работать с графиками и схемами. Допустим, искать убыточные источники рекламы или планировать бюджет закупки досок из дуба на многоэтажки.
Вторая категория — читатели: руководители, инвесторы, обыватели в Интернете. Им важно, чтобы графики были простыми и понятными. Уловить суть и сделать выводы. Например, что эпидемия коронавируса отступает. или на доски уходит слишком много денег — нужно найти поставщика дешевле.
Дашборды отличаются от профессии и задач. Рассмотрим основные.
Терминал Bloomberg — сложный дашборд для финансовых-аналитиков. Графики в реальном времени показывают работу мирового денежного рынка.
Аналитики. Часто именно они отвечают за дашборды. Аналитик создаёт панель из готовых метрик. Например, таблиц из Excel или баз данных клиента. После передаёт специалистам: маркетологу, совету директоров или другим аналитикам.
Задача аналитика — прочитать все отчёты, найти нужные цифры и лаконично упаковать в дашборд.
Пример дашборда для руководства
Руководство и владельцы компаний. Это пользователи интерактивных панелей. Например, они проверяют работу рекламы или объёмы продаж менеджеров. Для этого есть специальные системы дашбордов — панели аналитики. О них расскажем позже.
Суть панели — руководитель открывает программу на ПК или приложение в телефоне и видит главные цифры: доходы, расходы, тенденции, качество работы менеджеров. Это называется KPI — ключевые показатели эффективности компании.
Маркетинговый дашборд с аналитикой сайтов и соцсетей
Маркетологи. На интерактивной панели маркетолог следит за эффективностью рекламы. Например, что на Google-рекламу потратили больше, чем на Facebook. Но клиенты меньше звонили с гугла. Маркетолог решает: бюджет на гугл уменьшить, а на соцсети увеличить.
Мировой дашборд по занятости людей в разных сферах
Кадровые специалисты — рекрутеры, HR. Чаще всего их используют кадровые директоры. Например, если в компании десять филиалов — а по каждому нужна статистика зарплаты, нанятых сотрудников и пройденных собеседований. Или внутри компании сделать статистику по отделам: например, сколько мужчин и женщин в маркетинге, а сколько в разработке.
Интерактивная панель с KPI менеджера по продажам
Менеджеры по продажам. Дашборды проверяют сотрудников: сколько клиентов обзвонили, сколько прибыли принесли, длительность звонка и т. д. Интерактивная панель показывает цели и задачи — как менеджеру, так и директору, который любит проверять профессионализм сотрудников.
Чем дашборд отличается от отчёта, графика или инфографики
Дэшборды часто путают с отчётами, графиками или инфографиками. Вот в чём отличие:
Отчёт — это текстовое представление данных. Отчёт используют, чтобы собрать и упаковать информацию один раз. Например, бухгалтеру поручили сделать годовую статистику по зарплатам. На 2022 год он сделает один отчёт, а на 2023 покажет другой.
График — это картинка одного процесса. Например, распределение строительных материалов для дома. Или тренды в маркетинге. Если бы график обновлялся каждую секунду — это мог быть дашборд или его маленькая часть.
График показывает одну метрику, а не общую картину по проекту. Например, на графике нельзя уместить доходы, расходы, зарплаты сотрудников. Тогда делают три графика.
Инфографика — визуальное представление какой-то темы. Это готовая картинка с данными, которые можно смотреть, читать и делиться с другими. Изменить инфографику нельзя.
Инфографики часто готовят для большой аудитории. Например, для начинающих разработчиков можно сделать инфографику-дорожную карту — какие навыки и в какой последовательности прокачивать, чтобы получить хорошую работу.
Дашборд — это интерактивная панель. Куча графиков обновляются каждую секунду, день или неделю.
Какие данные подключают в дашборды
Визуализировать цифры можно в любой отрасли. В маркетинге есть показатели по рекламе. В бизнесе — например, доходы и расходы, изменения финансовой стратегии. В медицине — уровень заболеваемости, качество работы вакцины, количество заполненных коек в конкретной стране или по клинике.
Дашборды любят любые данные — посещаемость блога с косметикой, статистика продаж пар штанов в сети магазинов, число звонков менеджеру по продажам, объёмы закупок шифера и строительных лесов, результаты исследований.
Данные вносят в Excel-таблицы или базы данных. Обычно дашборды подключаются к цифрам из различных источников, в том числе из Excel-файлов и источников BigData в облачных сервисах или в веб-сервисах соцсетей. Над Big Data работают программисты.
Часто перед созданием дашборда аналитики и программисты переносят данные в один источник — хранилище данных. Например, на облако или в написанный код Big Data. В маленьких компаниях проще: есть несколько таблиц. Их собирают и подключают к конструктору.
Где создавать дашборды
Хороший дашборд — эффективный и функциональный, его просто создать. С первыми критериями справляются аналитики и базы данных, вроде готовых таблиц или Big Data. А за разработку отвечают инструменты — конструкторы дашбордов. Вот где собирают дэшборды.
Excel
Дашборды можно делать в простых таблицах от Microsoft. Для этого внутри программы есть настройки диаграмм, графиков и схематических изображений. Аналитику нужно выбрать базу данных — что будем добавлять в график. И выбрать необходимый формат изображения — например, линейный график.
У программы Excel есть недостатки:
-
Подключает данные только из таких же таблиц Excel. Если, например, в компании давно перешли на продвинутые системы, вроде CRM или облачного хранилища — такие дашборды невыгодны. Придётся копировать базу из системы и переносить в таблицы.
-
К приложению нельзя открыть доступ другому человеку. Excel работает оффлайн на рабочем столе компьютера аналитика.
-
Нужно долго разбираться, как настраивать из табличек лаконичные и ровные графики. А после — соединять в дашборде несколько показателей.
Google Sheets
Гугл-таблицы — это аналог Excel с одним отличием. Google Sheets работает онлайн. Можно поделиться ссылкой с человеком. Он увидит не статичные графики, а дашборд — если в таблицы добавят новую информацию, то все увидят изменения.
Большой недостаток — чтобы создавать дашборды, нужно все данные загружать в таблицы.
Google Looker
Примеры визуализации цифр в инструкции Google Looker
Google Looker — сервис для визуализации данных от Google. Это следующая ступень, после Excel и Google Sheets. Внутри онлайн-программы — шаблоны для маркетологов, HR, бизнес-аналитиков. Есть примеры и инструкции, как создавать дэшборды и добавлять новые графики.
Инструмент бесплатный без ограничений. Можно подключать свои таблицы, базы данных от коллег или сторонних разработчиков. Если используете программы для сбора цифр от других компаний — они могут брать плату за подключение к Google Looker.
Если хотите попробовать себя в дашбордах — начните с Looker.
Tableau
Ранее мы говорили о конструкторах дашбордов — Looker и таблицы. В них можно создавать дашборды, подключать таблицы с цифрами и именами, онлайн-отчёты. На этом функции конструкторов заканчиваются.
Дашборды ещё нужно прокачивать и анализировать. Например, менять базы данных для диаграмм, вид дашборда. А если захочется убрать Инстаграм и запустить новую площадку — дашборд придётся перестраивать. Заново загружать данные, вспоминать настройки конструктора и пересобирать панель. На это нет времени.
Вместо конструкторов продвинутые аналитики используют BI-системы. Это коробка с инструментами: сборка дашборда в один-два клика, быстрые отчёты, системы аналитики, подключение базы данных в один клик. На дашборд уходит меньше времени.
Один из примеров — Tableau. Это и конструктор, и система аналитики. Пользователи говорят, что для маркетинга или рекрутинга программа подходит. Но для финансовых отчётов пригодится помощь программиста — например, чтобы разобраться с кучей цифр и их настройкой.
Tableau — платная программа. Стоимость: от $12 в месяц за пользователя.
Microsoft BI
Microsoft Power BI — это платформа для бизнес-аналитики. Внутри конструктор дашбордов и куча способов подключить данные — от табличек до сложных серверов и CRM-систем. Знать программирование не нужно.
Дашборды Power BI работают по принципу Drag and Drop. Человек загружает таблицу с цифрами в систему аналитики, выбирает вид картинки (график, диаграмма, карта и т. д.), и переносит готовый шаблон на панель. Процесс занимает 3-5 минут и несколько кликов.
Платформа простая в использовании и подходит для аналитики любой сложности: от маркетинга на несколько соцсетей до структуры строительной компании или металлургического комбината.
Как работать в Power BI. Создавать дашборды можно с помощью Power Bi Desktop, публиковать и просматривать отчёты — с помощью браузерной и мобильной версий. Например, маркетолог собирает дашборд в программе, а руководитель со смартфона анализирует эффективность рекламы.
👉 Бесплатной версии хватает для интерактивных панелей и аналитики.
Как создать дашборд на примере Power BI: чек-лист
Определите цели дашборда. Например — отслеживать результаты по рекламе компании со всех источников: сайта, соцсетей, работы менеджеров.
Соберите список источников. Это могут быть таблички с результатами рекламных кампаний, сервера с CRM менеджеров. Заранее определитесь, что и откуда нужно загружать. Лучше записать в список, потому что данные по Инстаграму могут лежать в табличке, а по Фейсбуку таблицу не делали. До сборки дашборда все данные нужно подготовить, лучше в одном формате — таблицы, облако или Big Data.
Разработайте макет дашборда. Простой вариант — нарисовать ручкой на листке. В дашборде продумайте структуру страниц, какие графики хотите использовать и какие цифры показать.
Пример универсальной структуры дашборда. Для аналитики рекламной кампании вверху могут быть цифры доходов и расходов, количество клиентов, просмотры рекламных постов и т. д. Посередине — графики и диаграммы. Внизу — часть таблицы с последними изменениями: за последнюю неделю или день.
Выгрузите данные в систему. Таблички и сервера подключите к BI. В конструкторах их называют коннектами.
Выберите показатель и перенесите на панель Power BI. В этом фишка Drag and Drop конструктора: есть данные и варианты визуализации. Вы выбираете цифры, таблицу и шаблон. Пример перетаскиваете на панель. Так проделайте со всеми графиками и диаграммами.
Включите автоматическое обновление страниц. В Power BI дашборды обновляются автоматически, за ними не нужно следить.
Перейдите в раздел Моя рабочая область > Все. Выберите набор данных в отчёте — например, реклама Инстаграм. Нажмите «Запланировать обновление». Включите «Поддерживать актуальность данных» и настройте автоматическое обновление.
Пример дашборда в Power BI и панели инструментов. Справа можно выбрать визуализацию данных, настроить цифры, категории, конкретные названия
Дашборд готов. Осталось протестировать, правильно ли подключились таблички. Покликать на графики и попробовать изменить данные в базах — добавить клиента или цифру. Если данные меняются ежедневно — можно просто следить за изменениями графиков.
Как развиваться в дашбордах
Сначала нужно разобраться — где и что вы собираетесь добавлять. Если маркетолог — найти таблички и базы данных по рекламе. Бизнес-аналитику спросить, где программисты и менеджеры готовят отчёты, цифры. Важно найти информацию.
Следующий этап — подумать, что важно и нужно показать на дашборде. Если информации много и не знаете с чего начать — прочитайте книгу Дэна Роэма «Визуальное мышление». Он даёт шесть вопросов для анализа информации, таблицу-инструкцию с необходимыми рисунками и показывает, в какой ситуации пригодится график или диаграмма.
Третий этап — разобраться в функционале Power BI. Можно пройти вводный курс по настройке и работе с BI от Microsoft. В Компьютерной Академии IT STEP обучают работе с платформой аналитике — на курсе «Microsoft Power BI». Курс для всех, кто хочет научиться делать понятные и простые панели, визуализировать сложные таблицы без книг и стажировок в компаниях.
Продвинутой аналитике студенты учатся на курсе «Бизнес-Аналитик в IT». Работа в Power BI — это одна из ступенек. А ещё моделирование бизнеса, создание стратегий, поиск сильных и слабых сторон компаний. Если вам нравится следить за бизнесом и улучшать его через графики и советы руководителям — приходите на курс по глубокой бизнес-аналитике от IT STEP.