Що таке RoadMap та як її використовувати

Roadmap, або дорожня карта проекту – це графічний огляд будь-яких ваших цілей та завдань, відображених на часовій шкалі. Його мета - візуалізувати вам шлях проекту від точки А до фінальної точки Б, з урахуванням часу, за який вам потрібно досягти тієї чи іншої мети, і без урахування дрібниць, які можуть відволікати вас.

Сьогодні інструмент Roadmap активно використовується у проджект-менеджменті та бізнес-аналізі багатьма фахівцями з IT-сфери, щоб підвищити ефективність роботи, надихнути працівника та дозволити йому весь час тримати у фокусі свої головні цілі.

Roadmap дає візуальне представлення плану дій та таймлайну для досягнення конкретних цілей. Дорожня карта також використовується для відстеження прогресу, упорядкування проектів та управління ресурсами. Крім тимчасових рамок, ця карта може включати ключові пункти розвитку вашого проекту, необхідні ресурси та потенційні ризики.

Вона допомагає організаціям та командам бачити ширшу картину їхніх дій та планувати шлях до мети. Розглянемо, як це працює.

Навіщо потрібна дорожня карта

Roadmap проекту може бути корисною та застосовуватися для таких цілей:

1. Визначення головних завдань та пріоритетів.

Карта дозволяє вам встановити цілі та оцінити їх значущість, щоб упорядкувати черговість виконання завдань та розставити їх відповідно до їх важливості.

2. Візуалізація плану дій.

Roadmap представляє інформацію у вигляді зрозумілої візуальної діаграми, яка допомагає зрозуміти, як проект просувається до мети, на якому ви зараз етапі.

3. Комунікація з командою та зацікавленими сторонами.

Завдяки дорожній карті проекту ви зможете спілкуватися “на одній хвилі” про плани та цілі з вашою командою, а також із зацікавленими сторонами та клієнтами.

4. Відстеження прогресу

Дорожня карта дозволяє відстежувати прогрес вашого проекту та змінювати його вектор та рух у разі потреби.

5. Управління ризиками

Roadmap дозволяє реально оцінити ризики та керувати ними, якщо ви побачите, що ризики можуть перешкодити досягненню цілей проекту. Карта допомагає виявляти проблеми та спланувати як усунути їх, щоб вчасно запобігти провалу проекту.

RoadMap та План. У чому між ними різниця?

Roadmap та План проекту є пов'язаними, але між ними є низка відмінностей:

1. Зміст. План проекту включає докладні інструкції для успішного виконання завдань, у той час як Roadmap – більш високорівневий інструмент, він описує загальну картину проекту та його глобальні цілі.

2. Фокус уваги. План проекту зосереджений на процесі виконання проекту, тоді як Roadmap – на його результатах та цілях.

3. Область застосування: План проекту застосовується для управління деталями виконання проекту, а Roadmap використовується для управління загальною картиною проекту та для комунікації автора проекту з командою виконавців та із зацікавленими сторонами.

При цьому дорожня карта та план проекту мають і низку спільних рис:

1. Обидва інструменти використовуються для планування та управління проектом.

2. Обидва містять інформацію про цілі, завдання, ресурси та терміни виконання.

3. Обидва допомагають виявляти проблеми та ризики на ранній стадії, щоб можна було вживати заходів для їх вирішення.

4. І план та дорожня карта підтримують зв'язок між командою та учасниками проекту.

Загалом, і Roadmap та план проекту – важливі інструменти планування, які допоможуть вам успішно виконувати проекти та досягати цілей. Використання їх разом може принести ще більше вигод, тому що дозволяє отримати високорівневий огляд у вигляді дорожньої карти і детальне планування кожного окремого етапу шляху. Головне чітко розуміти призначення кожного з цих інструментів, щоб використовувати їх у роботі.

Як будується дорожня мапа проекту?

Оскільки Roadmap – насамперед візуальний інструмент представлення даних, то при складанні вам знадобиться будувати графіки. Зручний зовнішній вигляд та зрозумілість – головні критерії для такого проектування.

Для візуалізації дорожньої карти проекту можуть використовуватись різні види діаграм, розглянемо найпопулярніші:

1. Діаграма Gantt (Ганта) – це графічне уявлення термінів виконання завдань та його взаємозв'язків.

2. Діаграма PERT або Дерево рішень – це уявлення про зв'язки між завданнями та можливими сценаріями розвитку подій.

3. Діаграма Ієрархії процесів – це візуалізація завдань ієрархічної структури.

Використання діаграм допомагає візуально подати інформацію про проект, а також покращити розуміння взаємозв'язків між завданнями проекту. Розкажемо про кожну з діаграм докладніше:

Діаграма Ганта

Вона виглядає як горизонтальна діаграма. На ній задачі представлені у вигляді горизонтальних діапазонів часу, що розташовані по вертикалі щодо дат.

Діаграма Ганта допомагає зрозуміти, які завдання залежать одне від одного і який порядок їх виконання необхідний, щоб проект успішно завершився вчасно. Вона також дозволяє візуально відстежувати прогрес виконання проекту та вносити зміни по ходу у разі потреби.

Діаграма PERT

PERT (Program Evaluation and Review Technique) – це метод візуалізації завдань та їх взаємозв'язків. Така діаграма є графами, де кожна задача представлена у вигляді вузла, а залежності між завданнями позначаються ребрами. Вона допомагає оцінити час, необхідний для виконання кожного завдання, і навіть визначити критичний шлях проекту, тобто. мінімальний період часу, необхідний для завершення всіх завдань.

PERT корисний для великих та складних проектів, оскільки дозволяє візуально уявити складні взаємозв'язки між завданнями та краще зрозуміти, як їх виконання впливає на загальні терміни проекту.

Діаграма ієрархії процесів

Діаграма ієрархії процесів (Hierarchy Process Diagram, HPD) – це візуальний інструмент, що показує співвідношення між процесами всередині компанії чи проекту. Вона являє собою деревоподібну структуру, в якій верхній рівень - це загальні процеси, а рівні нижче показують більш детальну інформацію про кожен конкретний процес. Діаграма ієрархії процесів допомагає власникам проектів та бізнес-процесів краще зрозуміти та організувати свою діяльність.

Саме тому вона часто використовується при складанні дорожніх карт, адже подібна структура дозволяє йти від загальних моментів до деталей.

Навіщо використовують Roadmap у проектах

Roadmap дає низку важливих переваг у роботі над проектами:

1. Забезпечує чітку видимість та послідовність дій та завдань, дозволяючи учасникам проекту розуміти, як їхня робота пов'язана із спільними цілями проекту.

2. Покращує комунікацію та співпрацю між учасниками проекту, допомагає усувати непорозуміння та покращувати взаємодію.

3. Покращує контроль над проектом, допомагає відстежувати прогрес та стежити за часом виконання завдань.

4. Підвищує мотивацію учасників, вони бачать, як їхня робота впливає на успіх проекту в цілому.

5. Надає більш прогнозоване та детальне управління ризиками, допомагає передбачити та запобігти можливим проблемам у реалізації проекту.

Оскільки Roadmap – це графічне представлення плану розвитку проекту у довгостроковій перспективі, вона допомагає синхронізувати роботу команди, виявляти проблеми та ризики та відслідковувати успіхи. Також дорожня карта може бути ефективним інструментом для комунікації із зацікавленими сторонами, такими як замовники, інвестори та партнери.

Roadmap також дозволяє покращити планування проекту, враховуючи доступні ресурси та тимчасові обмеження. Вона може допомогти сформулювати цілі та завдання проекту, розподілити відповідальність між учасниками команди та встановити пріоритети.

Якщо резюмувати все сказане вище – використання дорожньої карти покращує ефективність управління проектом і сильно прискорює його реалізацію.

Де використовують дорожні карти

Дорожні карти широко використовуються в різних галузях. Наведемо деякі сфери, де Roadmap зустрічаються найчастіше при складанні довгострокового планування:

• Розробка програмного забезпечення

Дорожня карта може використовуватись для планування циклу розробки та випуску програмного продукту, включаючи функціональні можливості та можливості, які будуть включені до кожного випуску.

• Розробка продукту

Дорожня карта продукту може використовуватися для планування та розписування розробки та запуску нового продукту, включаючи ключові віхи, цільові ринки та стратегії виходу на ринок.

• Маркетинг

Дорожня карта маркетингу використовується для планування та відстеження маркетингових ініціатив та кампаній протягом часу, включаючи розподіл бюджетів, медіапланування та оцінку ефективності.

• Операційне бізнес-планування

Дорожня карта операційного плану використовується як для планування, так і для відстеження операційних завдань, процесів і цілей, включаючи ресурси, розподіл обов'язків і терміни у віддаленій перспективі.

Ці базові приклади використання показують, що Roadmap створюється для планування та управління найширшим спектром діяльностей та проектів.

Наведемо кілька практичних прикладів використання roadmap:

1. Виведення нового IT продукту на ринок - компанія може використовувати дорожню карту, щоб планувати і відстежувати релізи функцій продукту протягом часу.

2. Модернізація продукту - дорожня карта служить для чіткого відстеження оновлень та покращень вже існуючого продукту та того, яким чином ці оновлення позначаються на ринкових настроях щодо продукту.

3. Рішення бізнес-завдань – тут Roadmap дозволяє планувати етапи вирішення конкретних бізнес-завдань та підтримувати зворотний зв'язок їх успішного впровадження.

4. Розвиток компанії в цілому – дорожня карта дозволяє стежити за етапами розвитку бізнесу, такими як: вихід на нові ринки, запуск нових продуктів та покращення вже існуючих.

Як видно з прикладів вище, Roadmap'и часто використовуються у різних галузях та проектах, включаючи розробку ПЗ, маркетингових кампаніях, проектах щодо покращення бізнес-процесів. Roadmap допоможе команді зрозуміти, що необхідно робити наступним і як потрібно працювати, щоб досягти мети.

З яких елементів складається roadmap

Дорожня карта включає ряд елементів, які в сукупності виконують роботу з розвитку проекту. Цей набір ключових позицій дозволяє оцінити поточний стан проекту, планувати розвиток і управляти ризиками. Ось базові елементи будь-якої дорожньої карти:

1. Цілі та завдання проекту: визначення ясних та досяжних цілей та завдань проекту, які мають бути реалізовані протягом певного часового періоду.

2. Тимчасові рамки: визначення початку та кінця проекту, а також часових рамок для виконання окремих етапів та завдань.

3. Ресурси: визначення необхідних фінансових, людських та технічних ресурсів, необхідних для успішного виконання проекту.

4. Ключові події: визначення ключових моментів, які можуть вплинути на успішність проекту та набір необхідних заходів для управління ризиками.

5. Команда проекту: визначення учасників проекту, включаючи роль та відповідальність кожного учасника.

6. Індикатори прогресу на кожному етапі, які показують успішність чи неуспішність задуманих цілей.

7. Можливі альтернативні сценарії як елементи оцінки ризиків, які необхідно враховувати у розвитку проекту.

Крім цього, дорожня карта може містити додаткові елементи, такі як бюджет, плани маркетингу та просування, а також етапи оцінки успішності. Важливо, щоб Roadmap був гнучким і міг бути оновлений, залежно від змін у проекті. Це дозволяє залишатися в курсі та адаптуватися до змін, коли це необхідно.

Які бувають типи дорожніх карт

Тепер слід сказати про види roadmaps, що виконують різні за функціоналом завдання:

1. Технологічний – фокусується на розвитку технологій та планує їх впровадження у бізнес-процеси.

2. Продуктовий - є планом розвитку продукту, включаючи функціональність, розробку, час випуску та інші аспекти.

3. Бізнес-roadmap – допомагає компанії досягати бізнес-цілей шляхом планування інвестицій, ресурсів та інших факторів.

4. Інноваційний – допомагає компанії керувати інноваціями, визначати пріоритети та розподіляти ресурси.

5. Дорожня карта стратегії - представляє бачення та цілі організації у довгостроковій перспективі.

Ці базові види дають розуміння про функціональність карт і широкі можливості їх використання в даному виді планування.

Як правильно створити дорожню карту?

Для ефективного створення дорожньої карти виконайте такі кроки:

1. Визначте цілі та цільову аудиторію. Дорожня карта має бути створена з урахуванням не лише мети, а й того, кому вона призначена.

2. Створіть список завдань та часові рамки їх виконання.

3. Розставте пріоритети, визначте завдання, які мають виконуватися насамперед і окремо ті, які можна відкласти.

4. Визначте ключові метрики. Для оцінки успіху проекту необхідно визначити ключові метрики та показники успішності.

5. Визначте критичні шляхи. Необхідно визначити, які етапи та завдання є критичними для успішного завершення проекту.

6. Розробіть хронологію. Необхідно розробити хронологію та графік виконання проекту, виходячи з критичних шляхів та ключових метрик.

7. Збережіть гнучкість. Дорожня карта має бути гнучкою та дозволяти вносити зміни, якщо це необхідно.

8. Складіть команду проекту та встановіть відповідальні особи.

9. Оцініть витрати на ресурси, такі як час, люди та гроші.

10. Створіть візуальний план проекту за допомогою діаграм, таких як Gantt Chart або PERT.

11. Оновлюйте дорожню карту в міру просування проекту та вносите зміни у разі потреби.

Важливо, щоб через карту "червоною лінією" проходили чіткі цілі проекту та всі завдання, які необхідно виконати для досягнення результату. Потрібно встановити пріоритети та терміни для кожного завдання та відстежувати їх виконання, періодично адаптуючи дорожню карту у разі змін. Це дозволить тримати проект на плаву та покращить можливість його успішного завершення.

Також важливо, щоб дорожня карта була зрозумілою, доступною та достатньо детальною для оцінки прогресу та управління ризиками.

На що ще звернути увагу під час створення Roadmap

Крім базових пунктів, є низка моментів, які завжди необхідно враховувати під час планування. Адже змарнувавши один із них, потім буде складно зробити карту більш концептуальною.

1. Збір даних

Збір інформації про ресурси, можливості та обмеження, щоб зрозуміти, що може бути зроблено. Включає аналітичну та статистичну інформацію, яка накопичена раніше.

2. Визначення векторів розвитку

Визначення основних напрямів розвитку, які допоможуть досягти мети.

3. Розробка концепції

Розробка концепції для кожного вектора, який допоможе вам досягти мети.

4. Оцінка можливостей

Оцінка можливостей та ризиків для кожної концепції зрозуміти, який вектор розвитку є найбільш прийнятним.

5. Комунікація та виконання

Робота з командою, учасниками та зацікавленими сторонами, а також відстеження та виконання ними плану.

Зверніть увагу, що в залежності від індустрії та цілей дорожньої карти кроки можуть змінюватися, але вони повинні покривати всі ключові аспекти її створення.

Інструменти створення Roadmap

Існує безліч інструментів створення Roadmap. Наприклад:

1. Microsoft Excel або Google Sheets;

2. Спеціалізовані програми для керування проектами, такі як Trello, Asana або Jira;

3. Інструменти візуалізації, такі як GanttProject, Visio чи Lucidchart;

4. Спеціалізовані платформи для створення roadmap, такі як Aha!, ProductPlan чи ProdPad;

5. Шаблони, що настроюються, доступні в Інтернеті.

Вибір інструменту залежить від цілей та вимог до дорожньої карти, а також від ресурсів та можливостей компанії.

Roadmap створений у програмі Jira

На практиці найчастіше використовуються інструменти, де можна створити дорожню карту паралельно з використанням іншого функціоналу обраної програми для управління проектами.

Доброго шляху з дорожньою картою!

Roadmap (дорожня карта) – дуже важливий інструмент планування завдань організації. Вона дозволяє побачити повну картину розвитку проекту, візуалізувати зв'язок між елементами та покращити координацію діяльності. При створенні roadmap важливо продумати її структуру, врахувати всі важливі елементи та інструменти, а також постійно оновлювати та адаптувати її відповідно до змін у вашому бізнесі. На закінчення, roadmap є необхідним інструментом для успішного управління проектами та реалізації цілей.

Найчастіше з дорожньою картою у сфері IT доводиться зіштовхуватися project manager'ам та бізнес-аналітикам. За допомогою цього універсального інструменту вони планують та відстежують розробку IT-продуктів, які ви можете опанувати на наших курсах.