Не можна працювати з інформацією наосліп. У хаосі маркетолог не побачить, що реклама в Instagram не приносить клієнтів. Менеджер не помічає, що по три години витрачає на сортування папок. А керівник будівельної компанії може не розібратися: скільки матеріалів замовляти, скільки використовують бригади і як бухгалтер розрахував місячну зарплату.
Є звіти, але цього мало. Щоб перетворювати тонни текстового матеріалу на прості та зрозумілі схеми, придумали дашборди. У статті розповімо: що таке дашборд, де і хто їх застосовує. Познайомимося з прикладами та програмами, де збирають і аналізують дашборди.
Що таке дашборд
Припустимо, людина працює аналітиком відділу маркетингу в будівельній компанії. Завдання співробітника — стежити, куди і наскільки ефективно йдуть гроші на рекламу.
У компанії є кілька джерел реклами: «Інстаграм», «Фейсбук», сайт і переговори менеджерів з клієнтами. Їх усі потрібно відстежувати. Знаходити хороші, а погані відсіювати.
Іноді керівник просить маркетолога презентувати роботу: наприклад, вартість реклами в Інстаграм, скільки клієнтів привели менеджери, а які джерела їдять гроші без результату. У керівництва немає часу, тому звіт потрібно показати в головних цифрах. А пояснити простими і зрозумілими словами.
Ще краще — якщо керівництво, колеги або інвестори могли в будь-який момент зайти і подивитися актуальну ситуацію з маркетингом будівельної компанії. Натиснув кнопку — весь звіт перед вами.
У аналітика є два варіанти: представити звіт і показати дашборд.
Звіт — сотні й тисячі сторінок тексту. У маркетолога немає часу розбиратися в джерелах аналітики - йому важливі цифри, результати. У керівника немає часу слухати маркетолога. Йому важливо: працює маркетинг чи ні. Усім потрібна відповідь на запитання «Які цифри у якого джерела реклами - добре це чи погано».
Разом зі звітом маркетолог готує дашборд. Ситуація змінюється: маркетолог бачить цифри. Керівник — результати роботи. Стає зрозуміло, що на Інстаграм витратили 3000 доларів, а отримали клієнта на 1000 доларів. А основний прибуток будується на переговорах менеджерів.
Поки що це просто картинки: графіки, ілюстрації, діаграми. Можна зробити так, щоб дані по Інстаграму оновлювалися постійно без втручання людини. Наприклад, прийшов перший клієнт — графік змінився. Витратили ще 5000 доларів — діаграма змінила колір. Картинка виходить динамічною. Це вже дашборд.
Дашборд — це інформаційна панель із демонстрацією будь-яких даних. Наприклад, рекламного бюджету соціальної мережі, прибутку будівельної компанії або аналізу захворюваності в конкретній країні. У дашборді може бути не один графік, а кілька.
Приклад дашборда — світова ситуація коронавірусної інфекції. Дашборд динамічний - інформація про захворювання оновлюється щодня. А щоб дізнатися ситуацію в конкретній країні, потрібно клікнути на місце в карті.
Інформація оновлюється автоматично в режимі реального часу і в будь-який момент залишається актуальною. Цим дашборд відрізняється від простої картинки.
Цифрові показники представлені у вигляді графіків і діаграм. На картинки можна клікати. Клік по одному з них фільтрує всі дані на екрані і виводить тільки те, що відноситься до обраного значення.
Дашборд це прошарок двох систем — комп'ютерної програми та фахівця.
Комп'ютерна програма автоматично збирає й обробляє дані. А фахівець дивиться на панель, знаходить важливу для себе інформацію. І на її основі ухвалює рішення.
Навіщо потрібні дашборди
Вони стануть у пригоді скрізь, де потрібно лаконічно представити основні цифри або результати: у маркетингу, будівництві, медицині, наборі персоналу. Дешборд працює з будь-якими цифрами, які змінюються.
Приклад дизайну дашборда для фінансового звіту: є баланс, доходи та витрати. За графіками можна дивитися зміни в грошах. Наприклад, стало більше чи менше.
Головне завдання дашборда — перенести складні звіти, метрики і показники в прості картинки. Проблема в тому, що над інформацією працює купа аналітиків. А інші люди — клієнти, споживачі або колеги, не можуть читати інформацію з тонни звітів. Дашборд – сполучна ланка: аналітик просто розповідає про головне. А більшості аудиторії все зрозуміло.
Приклад дашборда для маркетингу. Замість звіту — великі цифри й основні показники. Наприклад, конверсії, перегляди сторінки, скільки секунд читали сторінку. Зміни відображаються на графіках.
Тексти погано читають і сприймають. За 30-60 хвилин вільного часу керівника, читача або інвестора неможливо перекласти обсяг знань і текстовий матеріал аналітика. Взаємний компроміс — це дашборд, візуалізація даних. Це на кшталт приладової панелі на автомобілі.
А ось найпростіший приклад дашборда — від системи Google Analytics. Він аналізує цифри по сайтах
На прикладі дашборд створює спеціальна програма. Вона збирає дані, наприклад, про кількість читачів на сайті, час читання сторінки, країну читача, пошукові запити. Результати виводить на графіки та діаграми. Їх проаналізує власник сайту або маркетолог.
Дашборди не просто візуалізують основні показники. З ними можна стежити за змінами в часі. Наприклад, скільки читачів було вчора, тиждень тому або місяць — і як число змінилося. Це основна перевага дашбордів порівняно з іншими інструментами візуалізації.
Основні завдання дашбордів:
-
Спростити читання даних. Перевести звіт у зрозумілі картинки з цифрами.
-
Відсіяти зайве, зосередити увагу на потрібному. Якщо в таблиці 20 показників, а нам потрібно 5 — аналітик підключить до дашборда 5.
-
Пояснити складне простими словами. Наприклад, показати керівнику зміни в рекламі - бюджет, клієнти, ефективність Інстаграма і Фейсбука.
-
Швидко знайти цифру або графік. На хорошому дашборді вистачить 1-2 кліків, щоб потрапити на виручку або кількість читачів. У звіті або таблиці на пошук потрібного піде 10 хвилин і більше.
-
Автоматично оновлювати інформацію. У паперовому звіті цього зробити не можна. А в таблицях оновлюється один показник. На дашборді всі цифри змінюються разом, часто без втручання рук аналітика. Підключив раз — працює постійно.
Для кого дашборд — це повсякденний робочий інструмент
Дешборди використовує дві категорії фахівців. Перші — це творці дашбордів. Наприклад, аналітики, маркетологи або кадрові фахівці. Їм важливо правильно донести інформацію. А також самому працювати з графіками і схемами. Припустимо, шукати збиткові джерела реклами або планувати бюджет закупівлі дощок з дуба на багатоповерхівки.
Друга категорія — читачі: керівники, інвестори, обивателі в Інтернеті. Їм важливо, щоб графіки були простими і зрозумілими. Вловити суть і зробити висновки. Наприклад, що епідемія коронавірусу відступає, або що на дошки йде занадто багато грошей — потрібно знайти постачальника дешевше.
Дашборди відрізняються від професії та завдань. Розглянемо основні.
Термінал Bloomberg — складний дашборд для фінансових-аналітиків. Графіки в реальному часі показують роботу світового грошового ринку.
Аналітики. Часто саме вони відповідають за дашборди. Аналітик створює панель із готових метрик. Наприклад, таблиць з Excel або баз даних клієнта. Після передає фахівцям: маркетологу, раді директорів або іншим аналітикам.
Завдання аналітика — прочитати всі звіти, знайти потрібні цифри і лаконічно упакувати в дашборд.
Приклад дашборда для керівництва
Керівництво і власники компаній. Це користувачі інтерактивних панелей. Наприклад, вони перевіряють роботу реклами або обсяги продажів менеджерів. Для цього є спеціальні системи дашбордів — панелі аналітики. Про них розповімо пізніше.
Суть панелі — керівник відкриває програму на ПК або застосунок у телефоні і бачить головні цифри: доходи, витрати, тенденції, якість роботи менеджерів. Це називається KPI — ключові показники ефективності компанії.
Маркетинговий дашборд з аналітикою сайтів і соцмереж
Маркетологи. На інтерактивній панелі маркетолог стежить за ефективністю реклами. Наприклад, що на Google-рекламу витратили більше, ніж на Facebook. Але клієнти менше телефонували з гугла. Маркетолог вирішує: бюджет на гугл зменшити, а на соцмережі збільшити.
Світовий дашборд щодо зайнятості людей у різних сферах
Кадрові фахівці — рекрутери, HR. Найчастіше їх використовують кадрові директори. Наприклад, якщо в компанії десять філій - а по кожній потрібна статистика зарплати, найманих співробітників і пройдених співбесід. Або всередині компанії зробити статистику за відділами: наприклад, скільки чоловіків і жінок у маркетингу, а скільки в розробці.
Інтерактивна панель з KPI менеджера з продажу
Менеджери з продажу. Дашборди перевіряють співробітників: скільки клієнтів обдзвонили, скільки прибутку принесли, тривалість дзвінка тощо. Інтерактивна панель показує цілі та завдання — як менеджеру, так і директору, який любить перевіряти професіоналізм співробітників.
Чим дашборд відрізняється від звіту, графіка або інфографіки
Дешборди часто плутають зі звітами, графіками або інфографіками. Ось у чому відмінність:
Звіт — це текстове представлення даних. Звіт використовують, щоб зібрати й упакувати інформацію один раз. Наприклад, бухгалтеру доручили зробити річну статистику щодо зарплат. На 2022 рік він зробить один звіт, а на 2023 покаже інший.
Графік — це картинка одного процесу. Наприклад, розподіл будівельних матеріалів для будинку. Або тренди в маркетингу. Якби графік оновлювався щосекунди - це міг бути дашборд або його маленька частина.
Графік показує одну метрику, а не загальну картину за проектом. Наприклад, на графіку не можна вмістити доходи, витрати, зарплати співробітників. Тоді роблять три графіки.
Інфографіка — візуальне представлення якоїсь теми. Це готова картинка з даними, які можна дивитися, читати і ділитися з іншими. Змінити інфографіку не можна.
Інфографіки часто готують для великої аудиторії. Наприклад, для розробників-початківців можна зробити інфографіку-дорожню мапу - які навички і в якій послідовності прокачувати, щоб отримати хорошу роботу.
Дашборд — це інтерактивна панель. Купа графіків оновлюються щосекунди, день чи тиждень.
Які дані підключають у дашборди
Візуалізувати цифри можна в будь-якій галузі. У маркетингу є показники з реклами. У бізнесі — наприклад, доходи та витрати, зміни фінансової стратегії. У медицині –- рівень захворюваності, якість роботи вакцини, кількість заповнених ліжок у конкретній країні або по клініці.
Дашборди люблять будь-які дані — відвідуваність блогу з косметикою, статистика продажів пар штанів у мережі магазинів, кількість дзвінків менеджеру з продажу, обсяги закупівель шиферу і будівельних риштувань, результати досліджень.
Дані вносять в Excel-таблиці або бази даних. Зазвичай дашборди підключаються до цифр із різних джерел, зокрема з Excel-файлів і джерел Big Data у хмарних сервісах або у веб-сервісах соцмереж. Над Big Data працюють програмісти.
Часто перед створенням дашборда аналітики і програмісти переносять дані в одне джерело - сховище даних. Наприклад, на хмару або в написаний код Big Data. У маленьких компаніях простіше: є кілька таблиць. Їх збирають і підключають до конструктора.
Де створювати дашборди
Хороший дашборд — ефективний і функціональний, його просто створити. З першими критеріями справляються аналітики і бази даних, на кшталт готових таблиць або Big Data. А за розробку відповідають інструменти — конструктори дашбордів. Ось де збирають дешборди.
Excel
Дашборди можна робити в простих таблицях від Microsoft. Для цього всередині програми є налаштування діаграм, графіків і схематичних зображень. Аналітику потрібно вибрати базу даних — що будемо додавати в графік. І вибрати необхідний формат зображення — наприклад, лінійний графік.
У програми Excel є недоліки:
-
Підключає дані тільки з таких самих таблиць Excel. Якщо, наприклад, у компанії давно перейшли на просунуті системи, на кшталт CRM або хмарного сховища - такі дашборди невигідні. Доведеться копіювати базу з системи і переносити в таблиці.
-
До застосунку не можна відкрити доступ іншій людині. Excel працює офлайн на робочому столі комп'ютера аналітика.
-
Потрібно довго розбиратися, як налаштовувати з табличок лаконічні та рівні графіки. А після — з'єднувати в дашборді кілька показників.
Google Sheets
Гугл-таблиці — це аналог Excel з однією відмінністю. Google Sheets працює онлайн. Можна поділитися посиланням із людиною. Вона побачить не статичні графіки, а дашборд — якщо в таблиці додадуть нову інформацію, то всі побачать зміни.
Великий недолік — щоб створювати дашборди, потрібно всі дані завантажувати в таблиці.
Google Looker
Приклади візуалізації цифр в інструкції Google Looker
Google Looker — сервіс для візуалізації даних від Google. Це наступний щабель, після Excel і Google Sheets. Усередині онлайн-програми - шаблони для маркетологів, HR, бізнес-аналітиків. Є приклади та інструкції, як створювати дешборди і додавати нові графіки.
Інструмент безкоштовний без обмежень. Можна підключати свої таблиці, бази даних від колег або сторонніх розробників. Якщо використовуєте програми для збору цифр від інших компаній — вони можуть брати плату за підключення до Google Looker.
Якщо хочете спробувати себе в дашбордах — почніть із Looker.
Tableau
Раніше ми говорили про конструктори дашбордів — Looker і таблиці. У них можна створювати дашборди, підключати таблиці з цифрами та іменами, онлайн-звіти. На цьому функції конструкторів закінчуються.
Дашборди ще потрібно прокачувати й аналізувати. Наприклад, змінювати бази даних для діаграм, вигляд дашборда. А якщо захочеться прибрати Інстаграм і запустити новий майданчик — дашборд доведеться перебудовувати. Заново завантажувати дані, згадувати налаштування конструктора і збирати панель заново. На це немає часу.
Замість конструкторів просунуті аналітики використовують BI-системи. Це коробка з інструментами: збірка дашборда в один-два кліки, швидкі звіти, системи аналітики, підключення бази даних в один клік. На дашборд іде менше часу.
Один із прикладів — Tableau. Це і конструктор, і система аналітики. Користувачі кажуть, що для маркетингу або рекрутингу програма підходить. Але для фінансових звітів знадобиться допомога програміста — наприклад, щоб розібратися з купою цифр і їх налаштуванням.
Tableau — платна програма. Вартість: від $12 на місяць за користувача.
Microsoft BI
Microsoft Power BI — це платформа для бізнес-аналітики. Усередині конструктор дашбордів і купа способів підключити дані - від табличок до складних серверів і CRM-систем. Знати програмування не потрібно.
Дашборди Power BI працюють за принципом Drag and Drop. Людина завантажує таблицю з цифрами в систему аналітики, обирає вид картинки (графік, діаграма, карта тощо), і переносить готовий шаблон на панель. Процес займає 3-5 хвилин і кілька кліків.
Платформа проста у використанні і підходить для аналітики будь-якої складності: від маркетингу на кілька соцмереж до структури будівельної компанії або металургійного комбінату.
Як працювати в Power BI. Створювати дашборди можна за допомогою Power Bi Desktop, публікувати і переглядати звіти — за допомогою браузерної та мобільної версій. Наприклад, маркетолог збирає дашборд у програмі, а керівник зі смартфона аналізує ефективність реклами.
👉 Безкоштовної версії вистачає для інтерактивних панелей та аналітики.
Як створити дашборд на прикладі Power BI: чек-лист
Визначте цілі дашборда. Наприклад — відстежувати результати з реклами компанії з усіх джерел: сайту, соцмереж, роботи менеджерів.
Зберіть список джерел. Це можуть бути таблички з результатами рекламних кампаній, сервери з CRM менеджерів. Заздалегідь визначтеся, що і звідки потрібно завантажувати. Краще записати в список, тому що дані по Інстаграму можуть лежати в таблиці, а по Фейсбуку таблицю не робили. До складання дашборда всі дані потрібно підготувати, краще в одному форматі — таблиці, хмара або Big Data.
Розробіть макет дашборда. Простий варіант — намалювати ручкою на аркуші. У дашборді продумайте структуру сторінок, які графіки хочете використовувати і які цифри показати.
Приклад універсальної структури дашборда. Для аналітики рекламної кампанії вгорі можуть бути цифри доходів і витрат, кількість клієнтів, перегляди рекламних постів тощо. Посередині — графіки та діаграми. Внизу — частина таблиці з останніми змінами: за останній тиждень або день.
Вивантажте дані в систему. Таблички і сервери підключіть до BI. У конструкторах їх називають конектами.
Виберіть показник і перенесіть на панель Power BI. У цьому фішка Drag and Drop конструктора: є дані та варіанти візуалізації. Ви вибираєте цифри, таблицю і шаблон. Приклад перетягуєте на панель. Так зробіть з усіма графіками і діаграмами.
Увімкніть автоматичне оновлення сторінок. У Power BI дашборди оновлюються автоматично, за ними не потрібно стежити.
Перейдіть у розділ Моя робоча область > Усі. Виберіть набір даних у звіті — наприклад, реклама Інстаграм. Натисніть «Запланувати оновлення». Увімкніть «Підтримувати актуальність даних» і налаштуйте автоматичне оновлення.
Приклад дашборда в Power BI та панелі інструментів. Праворуч можна вибрати візуалізацію даних, налаштувати цифри, категорії, конкретні назви
Дашборд готовий. Залишилося протестувати, чи правильно підключилися таблички. Покликати на графіки і спробувати змінити дані в базах - додати клієнта або цифру. Якщо дані змінюються щодня - можна просто стежити за змінами графіків.
Як розвиватися в дашбордах
Спочатку потрібно розібратися — де і що ви збираєтеся додавати. Якщо маркетолог –- знайти таблички і бази даних з реклами. Бізнес-аналітику запитати, де програмісти і менеджери готують звіти, цифри. Важливо знайти інформацію.
Наступний етап — подумати, що важливо і потрібно показати на дашборді. Якщо інформації багато і не знаєте, з чого почати — прочитайте книжку Дена Роема «Візуальне мислення». Він дає шість запитань для аналізу інформації, таблицю-інструкцію з необхідними малюнками і показує, в якій ситуації стане в пригоді графік або діаграма.
Третій етап — розібратися у функціоналі Power BI. Можна пройти вступний курс з налаштування та роботи з BI від Microsoft. У Комп'ютерній Академії IT STEP навчають роботі з платформою аналітиці — на курсі «Microsoft Power BI». Курс для всіх, хто хоче навчитися робити зрозумілі та прості панелі, візуалізувати складні таблиці без книжок і стажувань у компаніях.
Просунутої аналітики студенти вчаться на курсі «Бізнес-Аналітик в IT». Робота в Power BI — це одна зі сходинок. А ще моделювання бізнесу, створення стратегій, пошук сильних і слабких сторін компаній. Якщо вам подобається стежити за бізнесом і покращувати його через графіки та поради керівникам — приходьте на курс із глибокої бізнес-аналітики від IT STEP.