Часто в компаніях проект виконує кілька людей. В IT разом програмісти і тестувальники, над текстами в інтернеті працюють копірайтери, дизайнери, SMM-ники і маркетологи. На проекті можуть бути як 5, так і 50 фахівців.
Якщо компанія невелика, а керівнику цікаво керувати конкретним завданням — він зробить усе сам: розставить пріоритети, поговорить зі співробітниками і прийме роботу. Коли немає часу або команда велика — у компанії працює Project Manager.
У статті ви познайомитеся з обов'язками менеджера проектів, заробітною платою та необхідними навичками.
Що робить проджект менеджер
Уявіть людину, яка керує командою фахівців, ставить завдання і приймає результат. Потім йде до клієнта і презентує проект, відповідає за роботу кожного фахівця. Так працює менеджер проектів.
Головне завдання проджекта — задовольнити всіх: клієнта, команду і компанію. Він знає, як досягти цілей, що для цього зробити і як підібрати фахівця під завдання проекту.
Проєктний менеджер робить так, щоб:
-
клієнт дав максимум інформації для проекту та погодив план робіт;
-
фахівець вчасно зробив завдання за технічним завданням;
-
компанія отримала хороший відгук клієнта, нові проекти, прибуток;
-
винні вчасно виправляли ситуацію. Або їх замінювали інші фахівці.
Якщо проджект не знає, де шукати фахівця або які компетенції потрібні для задачі — він завжди запитає поради в колеги з більшим досвідом або в керівництва.
Обов'язки проектного менеджера можна розділити на кілька складових.
Спілкування з клієнтами
Зустрічі перед початком проекту. На першому етапі хороший проектний менеджер ставить багато запитань. Іноді нудних, іноді не в тему — але все це допомагає краще розуміти завдання і пропонувати рішення.
✅ Список загальних питань на прикладі завдання з маркетингу:
-
Хто цікавиться товаром клієнта? Кому цей товар корисний?
-
Чи є у товару унікальна пропозиція? Якщо ні, то як товар справляється з потоком конкурентів?
-
Якими способами клієнт раніше вирішував завдання? Що вийшло?
-
У клієнта є стандарти виконання завдання? Редакційна політика - для текстів; або формат узгодження проекту — якщо потрібно зробити презентацію і показати продукт інвесторам.
-
Які інші вимоги щодо проекту?
-
Який бюджет? та інші.
❌ Недосвідчений проектний менеджер ставить мало запитань. Часто вислуховує клієнта перші 20-30 хвилин і пропонує рішення. Користі від цього мало, тому що варіанти можуть не збігатися із завданням і бюджетом клієнта.
Відповіді на запитання. Клієнти різні: одні готові вкладати гроші; іншим потрібно поставити сотню запитань, щоб переконатися в експертності менеджера і команди.
✅ Хороший проджект вміє не тільки слухати, а й говорити. Він може розповісти про досвід роботи в схожих проектах або як інші проєкти допоможуть знайти спільну мову з клієнтом.
❌ Недосвідчений проджект не розуміє, навіщо відповідати на запитання. Він працює, як конвеєр: прийняв завдання, набрав команду, приніс результат.
Якщо клієнт вклався в такого фахівця, результат непередбачуваний: немає досвіду, прикладів робіт. Менеджер не може розповісти ні про що, не кажучи про можливі рішення для клієнта.
Пропозиція рішень. Проектний менеджер зобов'язаний запропонувати рішення — за цим до нього звертаються клієнти. Візьмемо приклад: клієнту потрібно збільшити кількість покупок на сайті в 10 разів. Бюджет проекту обмежений.
✅ Хороший менеджер пропонує кілька варіантів рішення:
-давайте запустимо тестову рекламу в Telegram
-знайдемо більше безкоштовних джерел трафіку та ін.
❌ Недосвідчений менеджер вивчив один спосіб отримання трафіку і пропонує його всім. Навіть якщо він — провальний. Спеціаліст про це не знає.
-Пропоную купити рекламу у блогерів.
-Навіщо?
-Я так завжди роблю. Іноді працює, іноді ні.
-Чим доведете?
-???
Ще проектний менеджер обговорює строки та етапи узгодження. На цьому етапі вирішується, як клієнту зручно дивитися роботу: частинами чи за результатами.
Збір команди
Завдання з клієнтом погодили. Потрібно збирати команду відповідальних: за навичками, досвідом роботи, завантаженістю.
Розберемо два варіанти команди: у компанії та на фрілансі. Якщо в компанії: усередині — вищий керівник часто і буде клієнтом; зовні — якщо компанію найняли виконувати завдання (на аутсорсі).
У компанії. Проектний менеджер знає пул навичок і досвід роботи у сфері кожного фахівця. Він правильно контролює час і навантаження: якщо клієнту потрібен розробник на Java на сьогодні — він вибере менш завантаженого програміста.
❌ Поганий варіант — спрацюватися з 2-3 фахівцями, а інших не брати до уваги. Поки одні перевантажені і не встигають за термінами, інші сидять без роботи.
Фріланс. Збирати команду з нуля складніше. Потрібно шукати фрілансерів із досвідом роботи, налагоджувати стосунки, узгоджувати ціну і терміни. Це довше: менеджер замінює рекрутера на конкретний проект і виконує свої обов'язки.
Простіше, коли менеджер підключає до проекту команду знайомих фрілансерів. Він знає рівень досвіду, ціну, приблизний час роботи, бачив приклади робіт колег. Упевненості в результаті більше.
Складання технічних завдань
Технічне завдання — це документ для кожного фахівця. У ньому менеджер описує, що конкретно і коли зробити, які вимоги і нюанси врахувати.
Ще технічне завдання — форма звітності перед клієнтом. Менеджер може показати кожен документ, як переконання - команда працює. А клієнт розуміє, куди вкладає гроші.
Працювати без технічного завдання важко: ніхто на 100% не розуміє обов'язків. А клієнт не розбереться, що і куди витратили. Менеджеру нічим довести роботу, поки немає результатів.
Контроль процесів всередині команди
✅ Хороший проектний менеджер координує роботу колег. Він проходить весь шлях з командою: від стратегії до презентації результатів.
Тому менеджер має знати нюанси та труднощі кожного етапу. Він може запобігати перешкодам, щоб працювати над проектом краще:
-Організувати нараду в команді. Після — кожному повторити його завдання.
-Завжди бути на зв'язку. Фахівець може перепитати, уточнити — і зробити роботу кращою.
-Якщо в якогось фахівця не виходить виконати частину завдання — поговорити, мотивувати, подивитися проміжні результати.
-Якщо у фахівця не вистачає досвіду — швидко знайти заміну.
❌ Недосвідчений менеджер роздає завдання і чекає на результат. Фахівці розуміють завдання по-різному: один здає пізніше термінів, інший засмутився і пішов з проекту, у третього немає електрики. Клієнт нервує, а менеджер може тільки пообіцяти, бо нічого не знає про внутрішні процеси.
Гірше, якщо презентувати після такої роботи нічого. Менеджер втрачає клієнта, а компанія розлучається з фахівцем.
=============================================================
ХОРОШИЙ МЕНЕДЖЕР НЕ ЗАБУВАЄ ПРО РИЗИКИ
На роботу може вплинути що завгодно. Співробітник взяв лікарняний або роботу нікому передати.
Аналіз ризиків — ще одне завдання хорошого проектного менеджера. Заздалегідь проаналізувавши загрози, співробітники впевнені — робота йде стабільно і на результат. А у клієнта немає приводів переживати.
Ризик-менеджмент — тема окремої статті. Управління ризиками допоможе будь-кому: вчасно знайти заміну, залагодити конфлікт, просити більше часу на проект. Рекомендуємо почати з книг з ризик-менеджменту. Наприклад, «World-Class Risk Management» Нормана Маркса.
============================================================
Проектний менеджер — людина термінів. Він визначає, коли і що має бути готове, щоб здати проект вчасно. Стежить, як просувається робота фахівців.
Наприклад, попросить фахівця надіслати проміжний варіант роботи. Або розповісти, на якому етапі зараз частина проекту — зі скріншотами та поясненнями.
Презентація результатів перед клієнтами
Перед презентацією проектний менеджер дивиться результати, вносить з фахівцями правки. Це невеликі помилки, які заощадять час клієнта під час обговорення роботи.
✅ Проектний менеджер — фільтр правок між клієнтом і командою. Він має знати, чому команда впровадила те чи інше рішення. Якщо клієнт поставить запитання або попросить виправити в тому місці — у менеджера є аргументи переконати в правильності рішення команди.
Якщо після презентації залишилися правки — проджект передає їх команді. Робота йде по колу, до затвердження результату: застосунку, рекламної кампанії або сайту.
❌ Недосвідчений менеджер приймає роботу і передає клієнту на узгодження. Він не знає, які зауваження по суті, а в які потрібно втрутитися і обробити заперечення клієнта. Тому все повертається в команду: і хороші правки, і не дуже. Робота йде довше, не завжди якісно, бо мета правок невідома.
Що потрібно знати, щоб стати хорошим проджектом
Усього одразу не вивчити. Люди припускаються помилок і це нормально. Якщо знати, чого не вистачає — можна крок за кроком підтягнути компетенції та стати кращим. Ось що потрібно.
Існують й інші навички та компетенції — для конкретного завдання. Наприклад, знання аналітики стане в нагоді, якщо команда налаштовує рекламу.
За бажання все можна розвивати. Наприклад, вивчити англійську. Або піти на курси ораторської майстерності та навчитися отримувати задоволення від спілкування.
Як почати вчитися
Проектний менеджер — це людина з величезною кількістю обов'язків. Йому потрібні знання одразу в кількох галузях: ризики, маркетинг, комунікації. Тому навчання має бути комплексним і не швидким.
На онлайн-курсі «Project Management» вчимося керувати проектами в IT: як спілкуватися з клієнтами, правильно делегувати завдання і призначати відповідальних. Одна з тем — ризик-менеджмент.
Навчання проджект менеджера наповнене практикою. Вчимо ставити завдання в таск-трекерах, перевіряти макети, презентувати роботу клієнту і покращувати продукт.